“同一物料多家供應商提供，價格不一，在制單時無法清楚的知道材料價格，需要人工干預，容易出現價格錯誤。無法清晰的統計采購計劃的執行情況，計劃采購數量是多少？到貨數量多少？未到貨數量多少？有多少開票的？有多少未開票？這些數據都需要人工統計，工作量大，出錯率高。希望新的管理系統能夠高效的解決這些問題”采購李經理如是說。更頭疼的是采購的到貨及時率根本沒有保障。
倉儲部郭經理是一位經驗豐富管理者，之前在某企業任供應鏈部經理，對系統的應用可以說是駕輕就熟，但是面對現在的系統他也很無奈，供應商送貨與采購計劃無關聯，不能清晰的知道實物與采購計劃的匹配關系，接收貨物后需要采購確認，才能知道具體情況。生產領料時因庫存數量不足，需要分批領料，單現在的系統不支持分批發貨且無法統計未出庫數量，需要人工統計記錄，工作量大效率低且易出錯。
“這只是表面的問題”項目負責人石經理說。雖然公司有一套管理系統，但是應用還是部門級的，沒有實現數據共享，存在大量的重復性工作，這些問題同樣存在于財務、質量、售后等部門。多次的升級、增加功能并沒有解決這些問題，原因有二：一是，產品功能問題。二是，思想認識及應用習慣問題。
山東愛客多熱能科技有限公司創立于2008年，坐落于巍巍泰山腳下 ，圍繞燃氣供暖、熱水 、蒸汽、烘干等熱利用領域，開發覆蓋民用、商用、工業用的全系列燃氣產品。目前已成長為產、研、銷一體的“高新技術企業”，愛客多在壁掛爐行業取得B級鍋爐生產資質，擁有20余項國家專利，數十項行業及榮譽，壁掛爐年設計產能超過60萬臺。
轉型路上的曲折
公司自成立以來一直使用管家婆軟件系統，在成立之初該系統還能支撐業務應用，隨著公司的不斷發展壯大，系統也進行過多次升級加購，但是依然無法滿足公司管理需求。
在設計方面，對于新訂單無法快速響應客戶需求，新增物料編碼沒有校驗，造成大量的一物多碼，給采購、倉庫、生產部門帶來大量的無效工作。而且關鍵的部件，需要做質量追溯，而條碼管理系統是獨立的，有質量問題追責時，需要兩個系統來回切換。系統MRP運算時，不能合并需求，需要人工刪除多余記錄，工作量大而且容易出錯。
基于信任，合作共贏，全新轉型
經雙方多次溝通方案，于2019年10月，雙方達成合作。項目涉及：財務管理、供應鏈管理、成本管理、生產管理、條碼管理、CRM、質量、部門用料計劃、序列號管理等。項目預計實施周期3個月，計劃2020年元旦上線，受疫情影響，項目上線時間推遲，在疫情期間，實施人員通過線上培訓，指導關鍵崗位整理基礎數據。在雙方的共同努力下，項目于2020年4月正式上線。
2 建立一個從銷售管理、采購管理、庫存管理、售后管理、質量管理、條碼管理、需求規劃、生產管理、財務管理實現全面集成的系統；
2 通過庫存管理，增加庫存管理的透明度，與財務、供應、銷售、計劃、制造有效集成；
2 通過采購管理，實現供應商的高效管理，與應付帳款的有效集成；
2 通過生產管理，對生產計劃、進度及生產過程進行有效的跟蹤和控制，并準確及時反映；
2 通過產品序列號管理，實現序列號追溯，同時實現材料的批次管理；
2 通過銷售管理，實現銷售與生產、銷售與供應、銷售與財務體系的緊密銜接；
2 通過對各部門資產管理的力度，滿足財務對資產管理的需求；
2 通過質量管理，實現質量檢驗、質量控制、質量分析和質量評估全過程的管理，有效地提升企業質量管理的規范化、標準化水平，健全和優化質量管理體系。
2 通過服務管理，支持企業服務流程及服務活動記錄。實現對服務請求、服務派工、配件管理、返廠維修、備機借出、舊件管理、服務回訪、服務協議、服務報價、服務收費等業務的管理。
苦盡甘來，戰果初現
? 月底結賬時間由原來的4天時間，縮短到1天。
? 庫存占壓降低了3%，優化存貨編碼，杜絕了一物多碼情況。
? 物料流轉速度提升了6%
? 生產成本降低了1.5%
? 采購到貨及時率提高了11個百分點。
? 通過倉庫條碼的應用，提高了出入庫效率，同時優化了車間人力配置。
愛客多熱能科技財務經理石義偉十分感慨的說：從原來的某小型商貿管理系統，更換為用友U8ERP系統，剛開始大家很不理解，且長期的應用習慣很難改變，通過項目小組的耐心講解和流程優化梳理，讓高層領導及部門負責人看到了信息化管理的價值，勞動強度的降低，工作效率的提升，無形之中就降低了企業的成本。項目的成功上線運行，讓我們的數據更加準確可靠，ERP系統對企業的生產經營提供數據支撐。
